Nachkalkulation Plus: Sehen, ob sich der Auftrag lohnt, während er läuft.

Das Problem: Die Stunden kommen zu spät und ungenau

Stundenzettel kommen am Montag zurück, das Büro tippt sie ab, und wer sich nicht mehr genau erinnert, schätzt. Ob ein Auftrag im Rahmen geblieben ist, zeigt sich erst, wenn er fertig ist. Dann lässt sich nichts mehr ändern.

Nachkalkulation Plus erfasst die Zeit dort, wo sie entsteht: an der Maschine, am Schweißplatz, auf der Baustelle. Wer an einem Auftrag arbeitet, bucht in Sekunden darauf. Das Büro sieht den Stand, solange noch Zeit zum Gegensteuern ist.

So wird gestempelt

1. Ausweis scannen oder den eigenen Namen antippen. Im persönlichen Konto auf dem Handy entfällt dieser Schritt.
2. Auftrag scannen: Der Code steht auf dem Laufzettel, den Sie aus ERPNext drucken. Alternativ tippen Mitarbeitende den Auftrag an.
3. Tätigkeit wählen: Angeboten wird nur, was für diesen Auftrag kalkuliert ist, etwa Zuschnitt, Schweißen oder Montage vor Ort.

Ein Scan auf einen anderen Auftrag oder eine andere Tätigkeit wechselt automatisch. Stopp, Pause oder Feierabend beenden die laufende Zeit mit einem Knopf.

Das Terminal lässt sich wie eine App auf dem Startbildschirm ablegen. Als Scanner dient die Kamera von Handy oder Tablet oder ein handelsüblicher Handscanner.

Auch ohne Netz auf der Baustelle

Im Rohbau oder im Keller ist die Verbindung oft weg. Das Terminal stempelt trotzdem weiter und speichert jeden Scan mit seinem Zeitpunkt. Sobald wieder Netz da ist, trägt es die Buchungen automatisch nach, an der richtigen Stelle in der Zeitachse des Mitarbeiters. Ein Hinweis auf dem Bildschirm zeigt, wie viele Buchungen noch warten.

Soll und Ist, während der Auftrag läuft

Am Projekt kalkulieren Sie die Stunden nach Arbeitsschritten. Dieselben Schritte stehen später am Terminal zur Wahl. So entsteht der Vergleich ohne Zusatzarbeit, und eine Ampel zeigt den Stand je Tätigkeit: grün unter 80 Prozent, orange bis 100 Prozent, rot darüber.

Der Bericht zeigt alle offenen Aufträge bis hinunter zum einzelnen Arbeitsschritt: Soll, Ist, Rest und Verbrauch. Wenn das Schweißen regelmäßig länger dauert als kalkuliert, sehen Sie es hier, und die nächste Kalkulation wird besser.

Die App vergleicht Stunden. Die Kosten rechnet ERPNext: Für jede Tätigkeit hinterlegen Sie einen Kosten- und einen Verrechnungssatz, aus den gebuchten Zeiten entstehen Lohnkosten und abrechenbare Beträge am Projekt.

Das Büro behält die Kontrolle

• Prüfen vor dem Buchen: Beendete Zeiten landen als Entwurf in der Wochen-Zeiterfassung des Mitarbeiters. Das Büro prüft und bucht sie.
• Vergessenes Ausstempeln: Zeiten, die über eine von Ihnen festgelegte Uhrzeit hinaus laufen, beendet die App und markiert sie zur Prüfung.
• Korrekturen: Im persönlichen Konto können Mitarbeitende eigene Stempelungen korrigieren, solange das Büro sie nicht gebucht hat. Der vorherige Stand bleibt nachvollziehbar.
• Projektfreigabe: Sie legen fest, wer welche Aufträge sieht und darauf stempelt, etwa wenn ein Subunternehmer nur seinen eigenen Auftrag sehen soll.

Was die App nicht macht

• Keine Arbeitszeiterfassung: Sie erfasst Zeiten auf Aufträgen, nicht Kommen, Gehen und Pausen. Für die Arbeitszeit, Urlaub und Abwesenheiten kommt Frappe HR dazu. Was das Gesetz verlangt, beschreibt unser Artikel zur Zeiterfassung in der Werkstatt.
• Keine Lohnabrechnung: Die bleibt in der Regel beim Steuerbüro oder im bisherigen Lohnprogramm.
• Kein eigenständiges Programm: Die App läuft auf ERPNext Version 16.

So bekommen Sie die App

Nachkalkulation Plus ist unsere eigene Entwicklung. Wir richten sie im Rahmen der Einführung ein: Projekte und Tätigkeiten anlegen, Terminals einrichten, Ausweise und Laufzettel drucken, Büro und Werkstatt schulen.

ERPNext ist Open Source, und die gebuchten Zeiten liegen in der normalen ERPNext-Zeiterfassung. Auch ohne die App bleiben sie also erhalten.

Für Betriebe mit Werkstatt und Montage empfehlen wir diesen Bereich als Einstieg, weil er schnell zeigt, welche Aufträge sich lohnen. Einkauf, Lager und Abrechnung können später dazukommen und nutzen dieselben Daten. Den Preis klären wir in einem Gespräch von 15 Minuten, kostenlos und unverbindlich.