ERP für das Handwerk: Werkstatt, Baustelle und Büro in einem System.

Was Handwerksbetriebe an ihrer Software Zeit und Geld kostet

Ab 20 Mitarbeitenden mit Werkstatt und mehreren Montagekolonnen reicht das, was einmal gut funktioniert hat, oft nicht mehr. Typische Situationen:

• Angebote kalkuliert der Chef abends. Die Materialpreise darin stammen aus der letzten Großhändlerliste, die gerade griffbereit war.
• Stundenzettel kommen am Montag auf Papier zurück. Wer wie lange auf welcher Baustelle war, tippt das Büro ab, so gut es geht.
• Regiestunden und Nachträge werden auf der Baustelle mündlich vereinbart und landen nie auf der Rechnung.
• Abschlagsrechnungen entstehen in Word oder Excel. Bei der Schlussrechnung beginnt das Zusammensuchen.
• Material wird für eine Baustelle bestellt, ein Teil liegt in der Werkstatt, der Rest verschwindet irgendwo.
• Ob ein Auftrag Geld verdient hat, weiß niemand, bis der Jahresabschluss kommt. Die nächste Kalkulation beruht wieder auf Gefühl.
• Wer nächste Woche auf welcher Baustelle ist, steht an der Tafel in der Werkstatt. Urlaub und Krankheit stehen woanders.
• Wartungsverträge, Prüffristen für Leitern, Elektrogeräte und Fahrzeuge kennt nur einer im Betrieb.
• Handwerkersoftware im Büro, Zeiterfassung extra, Lager in Excel, Buchhaltung beim Steuerbüro: Jede Information wird mehrfach gepflegt.

ERPNext und Frappe HR lösen das in einem System. Jeder Auftrag wird ein Projekt, und alles, was dazugehört, läuft auf dieses Projekt: Zeiten, Material, Fremdleistungen, Rechnungen. Bereich für Bereich sieht das so aus:

Angebote: schneller kalkuliert, sauber nachverfolgt

• Material zu aktuellen Preisen: Einkaufspreise kommen aus den Preislisten Ihrer Lieferanten. Aufschläge legen Sie als Regel je Warengruppe oder Kunde fest, statt sie jedes Mal neu zu rechnen.
• Lohn nach Tätigkeit: Für Tätigkeiten wie Konstruktion, Werkstatt oder Montage hinterlegen Sie Kosten- und Verrechnungssätze, auf Wunsch je Mitarbeiter.
• Leistungspakete: Wiederkehrende Leistungen wie „Tür liefern und montieren“ legen Sie einmal als Paket an und setzen sie mit einem Klick ein.
• Alternativ- und Einheitspreispositionen: Sie bieten Varianten zur Auswahl an oder nennen Einheitspreise ohne feste Menge, etwa für Regiestunden oder Zusatzmaterial.
• Nachverfolgung: Angebote haben ein Gültigkeitsdatum, offene Angebote sehen Sie auf einen Blick. Verlorene Angebote markieren Sie mit Grund, damit Sie wissen, warum Aufträge an andere gehen.

Jeder Auftrag ein Projekt

• Projekt aus dem Auftrag: Aus dem angenommenen Angebot wird der Auftrag, daraus mit einem Klick das Projekt.
• Projektvorlagen mit Ihren Standardschritten, etwa Aufmaß, Konstruktion, Werkstatt, Montage und Abnahme. Jeder neue Auftrag startet mit derselben Struktur.
• Aufgaben und Termine mit Verantwortlichen, als Liste, Kanban-Board oder Zeitplan.
• Pläne und Fotos hängen direkt am Projekt oder an der Aufgabe. Die Montage sieht sie auf dem Smartphone.
• Nachträge: Zusätzliche Leistungen ergänzen Sie im laufenden Auftrag. Sie gehen damit nicht verloren und landen auf der Rechnung.
• Subunternehmer: Bestellungen und Rechnungen von Nachunternehmern ordnen Sie dem Projekt zu, ihre Kosten fließen in die Nachkalkulation.

Zeiterfassung auf der Baustelle und in der Werkstatt

• Stempeln per App: Mit der App von Frappe HR stempeln Mitarbeitende auf dem Smartphone ein und aus. Auf Wunsch wird der Standort erfasst und geprüft, ob sich der Mitarbeiter im festgelegten Umkreis der Baustelle befindet.
• Zeiten auf Projekt und Tätigkeit: Stundenzettel ordnen jede Stunde einem Projekt, einer Aufgabe und einer Tätigkeit zu. Die Kosten rechnet ERPNext mit dem passenden Satz aus.
• Scannen statt tippen: Mit unserer App Nachkalkulation Plus scannen Mitarbeitende Ausweis und Laufzettel, auch offline auf der Baustelle, und Sie sehen am Projekt live Soll und Ist.
• Regiestunden abrechnen: Abrechenbare Stunden markieren Sie im Stundenzettel und übernehmen sie direkt in die Rechnung.
• Überstunden, Urlaub und Abwesenheiten laufen in Frappe HR. Die Planung sieht, wer verfügbar ist.
• Auslagen und Fahrzeuge: Spesen und Auslagen reichen Mitarbeitende mit Beleg ein, zugeordnet zum Projekt. Fahrten und Tankfüllungen erfassen Sie im Fahrtenbuch je Fahrzeug.

Material und Werkstatt

• Bestellung für das Projekt: Bestellungen tragen das Projekt mit. Material kann direkt an die Baustelle geliefert werden.
• Entnahme und Rückgabe: Material aus dem Lager buchen Sie auf das Projekt. Was übrig bleibt, geht zurück in den Bestand. Ein Bericht zeigt je Projekt, welches Material bewegt wurde.
• Lager mit Mindestbestand: Verbrauchsmaterial wie Schrauben, Beschläge oder Dichtstoffe bestellt ERPNext nach, bevor es ausgeht.
• Werkstattfertigung: Für Geländer, Treppen, Möbel oder Fenster legen Sie Stücklisten und Fertigungsaufträge an, verknüpft mit dem Projekt. Werker melden ihre Arbeitsgänge am Tablet zurück. Mehr dazu auf der Seite ERP für die Fertigung.

Abrechnung: Abschläge, Schlussrechnung, nichts vergessen

• Zahlungsplan im Auftrag: Abschläge etwa nach Auftragserteilung, nach Lieferung und nach Abnahme. ERPNext zeigt, welcher Abschlag fällig und welcher bezahlt ist.
• Teilrechnungen nach Baufortschritt. Der Auftrag zeigt jederzeit, wie viel Prozent bereits berechnet sind.
• Schlussrechnung: Bereits gezahlte Anzahlungen verrechnet ERPNext mit der Schlussrechnung.
• Öffentliche Auftraggeber: Rechnungen erstellen Sie als XRechnung mit Leitweg-ID. Mehr dazu auf der Seite E-Rechnung mit ERPNext.
• Steuern: Steuervorlagen, etwa für Bauleistungen an andere Bauunternehmer, richten wir mit Ihrem Steuerbüro ein.
• Zahlungseingang: Skonto, Mahnstufen, offene Posten und der Abgleich mit dem Bankkonto. Ihr Steuerbüro erhält die Buchungen im DATEV-Format.

Nachkalkulation: aus jedem Auftrag lernen

Weil alles auf dem Projekt landet, rechnet ERPNext die Nachkalkulation selbst. Je Projekt sehen Sie:

• Lohnkosten aus den Stundenzetteln
• Materialkosten aus den Lagerentnahmen
• Einkauf und Fremdleistungen aus den Eingangsrechnungen
• Umsatz aus Auftrag und Rechnungen
• Rohertrag in Euro und Prozent, gegenüber den geschätzten Kosten aus der Kalkulation

Vergleichen Sie Projekte derselben Art, sehen Sie, wo Sie regelmäßig zu knapp kalkulieren. Das macht die nächste Kalkulation besser.

Wartung und Kundendienst

• Montage dokumentieren: Ein Installationsnachweis hält fest, was wann bei welchem Kunden eingebaut wurde, auf Wunsch mit Seriennummer.
• Wartungsverträge mit festen Intervallen. ERPNext erzeugt die Wartungstermine mit Verantwortlichem.
• Wartungsbesuche und Garantiefälle erfassen Sie je Kunde und Anlage, mit Befund und erledigten Arbeiten.

Fahrzeuge, Maschinen und Werkzeuge

• Prüffristen im Blick: Für Maschinen, Fahrzeuge, Leitern und Elektrogeräte legen Sie wiederkehrende Prüfungen mit Intervall und Verantwortlichem an. ERPNext zeigt, was fällig ist, und verlangt bei Bedarf einen Nachweis.
• Reparaturen mit Kosten je Gerät oder Fahrzeug.

Handwerk ist nicht gleich Handwerk

Je nach Gewerk stehen andere Funktionen im Vordergrund:

Wann ein ERP passt und wann nicht

ERPNext spielt seine Stärken aus, wenn Werkstatt, Lager, Einkauf, Montage und Büro zusammenkommen. Arbeitet Ihr Betrieb fast nur auf Baustellen, ohne nennenswertes Lager und ohne eigene Fertigung, ist eine spezialisierte Handwerkersoftware oft der kürzere Weg. Das sagen wir Ihnen auch im Gespräch.

Warum Lizenzen pro Nutzer im Handwerk nicht funktionieren

Zeiten stimmen nur, wenn jeder sie selbst bucht, und zwar dort, wo er arbeitet. Kostet jeder Monteur und jeder Werker eine eigene Lizenz, bleibt es beim Stundenzettel auf Papier. ERPNext und Frappe HR haben keine Lizenzgebühren pro Nutzer. Jeder Mitarbeitende bekommt einen Zugang mit den passenden Rechten.

Anbindungen und Anpassungen: Wir verbinden ERPNext mit Ihren Systemen

Wir entwickeln individuelle Anbindungen an jedes System, das seine Daten über eine geeignete Schnittstelle bereitstellt, etwa über eine API, einen Dateiaustausch oder EDI. ERPNext bringt dafür eine offene Programmierschnittstelle mit. Abläufe, die der Standard nicht abdeckt, bauen wir als eigene Erweiterung. Der Kern bleibt unverändert, Updates bleiben möglich. Beispiele aus dem Handwerk:

• Preisdateien und Bestellungen beim Großhändler, etwa im Datanorm-Format
• Leistungsverzeichnisse im GAEB-Format für Ausschreibungen
• Aufmaß-Apps, CAD- und Konstruktionsprogramme
• Zeiterfassungsterminals in der Werkstatt
• Grafische Plantafel für Monteure und Baustellen
• Preise nach tagesaktuellem Materialkurs
• Eigene Angebots- und Rechnungslayouts, auch für Schlussrechnungen mit Abschlägen und Einbehalten

Was Sie anbinden möchten, nehmen wir im Blueprint auf. Dort steht dann auch, welche Schnittstelle das andere System bietet und was die Anbindung kostet.

So führen wir ERPNext in Ihrem Betrieb ein

Für Handwerksbetriebe mit Werkstatt empfehlen wir als Einstieg die Auftragszeit und Nachkalkulation mit unserer AppNachkalkulation Plus, weil dort der Papieraufwand am größten ist und Sie schnell sehen, welche Aufträge sich lohnen. Sie können aber auch mit Frappe HR für die Arbeitszeit oder direkt mit ERP & Finanzen für Angebote, Projekte und Material beginnen. Im Blueprint legen wir fest, welcher Einstieg für Sie den größten Nutzen bringt und welche Daten aus dem Altsystem übernommen werden. Ihr Team schulen wir über unsere eigene Academy.

Ob ERPNext zu Ihrem Betrieb passt, klären wir in 15 Minuten, kostenlos und unverbindlich.