E-Rechnung
E-Rechnung ab 2027: Was für Sie gilt und wie ERPNext sie erstellt.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen, ab 2028 alle. Mit ERPNext erstellen Sie XRechnung und ZUGFeRD direkt aus dem Auftrag und übernehmen eingehende E-Rechnungen, ohne abzutippen.
Von Til Wiggers · Stand:
Zeitplan der E-Rechnungspflicht
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland (B2B). Für das Ausstellen gibt es Übergangsregeln, für das Empfangen nicht. Daran sehen Sie, bis wann Sie handeln müssen:
| Ab | Empfangen | Ausstellen |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | Pflicht für alle Unternehmen | Papierrechnung weiter möglich, PDF und andere Formate nur mit Zustimmung des Empfängers |
| 1. Januar 2027 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. Darunter gilt die Übergangsregel noch bis Ende 2027. |
| 1. Januar 2028 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht für alle Unternehmen |
Bestehende EDI-Verfahren, die die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht erfüllen, dürfen laut Bundesfinanzministerium noch bis Ende 2027 genutzt werden. Diese Seite ist keine Steuerberatung. Wie die Regeln für Ihren Betrieb greifen, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerbüro.
Was als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das sich automatisch verarbeiten lässt. In Deutschland üblich sind:
- XRechnung: eine reine XML-Datei, für Menschen erst mit einem Anzeigeprogramm lesbar.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL): eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten, lesbar für Mensch und Software.
Eine PDF-Datei ohne strukturierte Daten ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail kommt.
Was die Pflicht in Ihrem Alltag ändert
Im Rechnungsausgang muss jede Rechnung an einen Geschäftskunden als strukturierte Datei entstehen. Ein Word-Dokument oder eine PDF aus dem Rechnungsprogramm reicht dann nicht mehr.
Im Rechnungseingang kommen XML-Dateien an, die ohne passende Software niemand lesen kann. Wer sie ausdruckt und abtippt, verliert genau den Vorteil, den die E-Rechnung bringen soll, und riskiert Tippfehler in der Buchhaltung.
Am einfachsten wird es, wenn die Rechnung im selben System entsteht wie Auftrag und Lieferschein. Dann sind Kunde, Artikel, Preise und Steuersätze bereits erfasst, und die E-Rechnung ergibt sich aus den vorhandenen Daten.
So erstellen Sie E-Rechnungen mit ERPNext
ERPNext erzeugt E-Rechnungen über eine kostenlose Open-Source-Erweiterung im Format UN/CEFACT CII. Lizenzkosten fallen dafür nicht an.
- Erstellen: Aus Ihrer Ausgangsrechnung entsteht eine XRechnung oder eine ZUGFeRD- bzw. Factur-X-PDF mit eingebetteter XML, in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG.
- Empfangen: Eingehende E-Rechnungen laden Sie als XML oder PDF hoch. ERPNext legt daraus eine Eingangsrechnung an, ohne dass jemand abtippen muss.
- Nicht enthalten: Versand und Empfang über Peppol sowie das UBL-Format. Brauchen Sie das, finden wir im Blueprint eine Lösung.
Ausgangs- und Eingangsrechnungen landen in derselben Buchhaltung wie Aufträge und Lager. Ihr Steuerbüro erhält die Buchungen im DATEV-Format.
Wie wir Sie bei der Umstellung unterstützen
Die Technik für die E-Rechnung ist vorhanden. Damit sie in Ihrem Betrieb funktioniert, müssen Stammdaten, Abläufe und Absprachen mit Kunden und Steuerbüro stimmen. Darum kümmern wir uns:
- Formate klären: Wir prüfen mit Ihnen, welches Format Ihre wichtigsten Geschäftskunden erwarten, und richten ERPNext darauf ein.
- Stammdaten vorbereiten: Kunden, Artikel, Steuersätze und Pflichtangaben wie die Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber übernehmen wir sauber ins System.
- Eingang organisieren: Wir legen fest, wo E-Rechnungen ankommen, wer sie prüft und freigibt und wie sie in die Buchhaltung gelangen.
- Steuerbüro einbinden: Den Weg der Buchungsdaten per DATEV-Export stimmen wir vor dem Start ab.
- Team schulen: Ihre Mitarbeitenden lernen den neuen Ablauf über unsere eigene Academy.
Die E-Rechnung ist Teil der Einführung von ERP & Finanzen zum Festpreis. Lizenzgebühren pro Nutzer fallen nicht an. Was die Einführung in Ihrem Betrieb umfasst, klären wir im persönlichen Gespräch.
Checkliste bis Ende 2026
- Umsatz prüfen: Lag Ihr Umsatz 2026 über 800.000 €, gilt die Pflicht zum Ausstellen ab dem 1. Januar 2027.
- Rechnungsprogramm prüfen: Kann es XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erzeugen und eingehende E-Rechnungen einlesen?
- Eingang organisieren: Wo kommen E-Rechnungen an, wer prüft sie, und wie gelangen die Daten in die Buchhaltung?
- Mit dem Steuerbüro abstimmen: Archivierung, Ausnahmen und der Weg der Buchungsdaten.
- Kunden fragen: Welches Format und welchen Übermittlungsweg erwarten Ihre wichtigsten Geschäftskunden?
Fällt Ihre Antwort beim Rechnungsprogramm auf „nein“ oder „weiß nicht“, ist jetzt ein guter Zeitpunkt. Denken Sie ohnehin über eine neue Warenwirtschaft oder Buchhaltung nach, lösen Sie die E-Rechnung mit derERPNext-Einführung gleich mit. Ob das für Ihren Betrieb passt, klären wir in15 Minuten, kostenlos und unverbindlich.
Wer dahinter steht
Sie sprechen direkt mit dem, der Ihr System baut.
Til Wiggers · Gründer von openBlueprint, Softwareentwickler
Ich bin Til Wiggers und habe openBlueprint gegründet. Wir bauen für Fertigung und Handwerk Business-Systeme auf Open Source, die Ihnen gehören und zu Ihren Abläufen passen. Ich arbeite selbst jeden Tag mit ERPNext, Frappe CRM und Frappe Learning.
- Ich bin Ihr Ansprechpartner vom Erstgespräch bis zum laufenden System, ohne Umweg über einen Vertrieb.
- Was wir im Gespräch besprechen, setzen wir auch um. Zwischen Beratung und Entwicklung geht nichts verloren.
- Wir arbeiten remote, Termine vor Ort nach Absprache. Auf Deutsch oder Englisch.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format, das sich automatisch verarbeiten lässt, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Eine reine PDF-Datei gilt als sonstige Rechnung und ist nur noch in der Übergangszeit und mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Welche Rechnungen sind ausgenommen?
Laut Bundesfinanzministerium unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern. Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht ebenfalls nicht erfasst. Welche Ausnahmen für Sie gelten, klären Sie mit Ihrem Steuerbüro.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Beide gelten als E-Rechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
Wie empfange ich E-Rechnungen?
Für den Empfang reicht laut Bundesfinanzministerium bereits ein E-Mail-Postfach. Damit Sie die Rechnung nicht von Hand abtippen müssen, sollte Ihre Software die XML-Daten einlesen können. ERPNext legt daraus direkt eine Eingangsrechnung an.
Unterstützt ERPNext Peppol?
Die Erweiterung, mit der ERPNext E-Rechnungen erstellt und einliest, versendet und empfängt keine Rechnungen über Peppol und liest kein UBL-Format. Verlangt einer Ihrer Kunden einen dieser Wege, klären wir im Blueprint, wie Sie ihn bedienen.
Muss ich dafür meine ganze Software wechseln?
Nicht unbedingt. Kann Ihr heutiges Programm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und einlesen, reicht das für die Pflicht. Ein Wechsel lohnt sich, wenn Rechnungen, Aufträge und Lager ohnehin in getrennten Programmen laufen und Sie das bei dieser Gelegenheit zusammenführen möchten.