Ein System für Verkauf, Lager, Produktion und Buchhaltung.

Wenn Ihre Software mehr bremst als hilft

Viele Betriebe arbeiten mit einer Mischung aus Warenwirtschaft, Buchhaltungsprogramm, Excel-Listen und E-Mail. Jedes Werkzeug für sich funktioniert. Zusammen kosten sie jeden Tag Zeit und Geld:

• Aufträge werden von einem Programm ins nächste abgetippt, mit Tippfehlern auf Lieferscheinen und Rechnungen.
• Den aktuellen Lagerbestand kennt nur, wer im Lager nachsieht. Was davon schon zugesagt ist, weiß niemand.
• Fragt ein Kunde nach seiner Bestellung, beginnt die Suche in drei Systemen.
• Ob ein Auftrag, ein Kunde oder ein Artikel Geld verdient, zeigt erst der Jahresabschluss, wenn überhaupt.
• Freigaben laufen über Zuruf und E-Mail. Wer was wann genehmigt hat, lässt sich später nicht mehr nachvollziehen.
• Zahlen für die Geschäftsführung baut jemand jeden Monat von Hand in Excel zusammen.
• Jeder neue Mitarbeiter bedeutet eine weitere Lizenz. Also bekommen Lager, Werkstatt und Außendienst keinen Zugang.
• Die Software gibt den Ablauf vor, nicht Ihr Betrieb. Anpassungen sind teuer oder gar nicht möglich.

ERPNext setzt genau dort an. Verkauf, Einkauf, Lager, Produktion, Projekte, Service und Buchhaltung arbeiten in einem System mit einer gemeinsamen Datenbank. Jede Information wird einmal erfasst und steht danach allen zur Verfügung, die sie brauchen.

Was ERPNext ist

ERPNext ist ein ERP-System, also die zentrale Software, mit der ein Betrieb Aufträge, Einkauf, Lager, Produktion und Finanzen steuert. Es ist Open Source: Der Quellcode ist offen, Lizenzgebühren pro Nutzer gibt es nicht, und Unternehmen weltweit setzen es produktiv ein. Grundlage ist das Frappe Framework, auf dem auch Frappe CRM, Frappe Helpdesk, Frappe HR und Frappe Learning laufen.

ERPNext läuft im Browser auf PC, Tablet und Smartphone und ist auf Deutsch verfügbar. Die Beschreibungen auf dieser Seite beziehen sich auf die aktuelle Version 16.

Alle Bereiche auf einen Blick

Im Folgenden beschreiben wir jeden Bereich im Detail.

Vertrieb und Verkauf

Vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung läuft jeder Verkauf durch eine durchgehende Kette von Belegen. Jeder Beleg entsteht aus dem vorherigen, nichts wird doppelt erfasst.

• Interessenten und Verkaufschancen: Anfragen erfassen Sie als Interessent, mögliche Aufträge als Verkaufschance mit Wert und Wahrscheinlichkeit. Für einen ausgebauten Vertrieb gibt es zusätzlich Frappe CRM.
• Angebote mit Gültigkeitsdatum, Alternativpositionen und Einheitspreisen ohne feste Menge. Verlorene Angebote markieren Sie mit Grund.
• Aufträge mit Teillieferungen, Teilrechnungen und Zahlungsplan. Nachträgliche Änderungen an Menge und Preis sind auch im laufenden Auftrag möglich.
• Preise und Rabatte: Preislisten je Kundengruppe, Region oder Währung, Preise für einzelne Kunden, Staffeln und Rabatte nach Menge, Betrag, Warengruppe oder Marke, Aktionen mit Start- und Enddatum, Naturalrabatt.
• Kreditlimit je Kunde: Aufträge über dem Limit werden gestoppt, bis jemand mit Berechtigung sie freigibt.
• Rahmenaufträge mit vereinbarter Menge und Preis über einen Zeitraum, die Abrufe laufen als einzelne Aufträge.
• Abos und wiederkehrende Rechnungen für Wartungsverträge, Mieten oder Serviceleistungen, automatisch im festgelegten Rhythmus.
• Lieferungen mit Picklisten, Packlisten und Auslieferungstouren, auch als Streckengeschäft direkt vom Lieferanten zum Kunden.
• Rechnungen einzeln oder als Sammelrechnung über mehrere Lieferungen, als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD.
• Retouren und Gutschriften gegen den ursprünglichen Lieferschein oder die Rechnung, mit Rückbuchung in den Bestand.
• Provisionen für Handelsvertreter und Vertriebspartner sowie Umsatzziele je Verkäufer und Gebiet.
• Kundenportal: Ihre Kunden sehen ihre Angebote, Aufträge, Lieferungen und Rechnungen online.

Einkauf

• Bedarfsanforderungen entstehen von Hand, aus Mindestbeständen, aus Kundenaufträgen oder aus der Produktionsplanung.
• Anfragen an mehrere Lieferanten: Lieferanten tragen ihre Angebote auf Wunsch selbst im Lieferantenportal ein, Sie vergleichen Preise und Lieferzeiten nebeneinander.
• Bestellungen mit Lieferantenartikelnummern, Mengeneinheiten wie Karton oder Palette, Fremdwährung und Lieferterminen je Position.
• Wareneingang gegen die Bestellung, mit Teillieferungen und auf Wunsch einer Qualitätsprüfung vor der Einlagerung.
• Rechnungsprüfung: Die Eingangsrechnung entsteht aus Bestellung oder Wareneingang. Abweichungen bei Menge oder Preis fallen sofort auf.
• Bezugskosten wie Fracht, Zoll und Spedition verteilen Sie auf die Artikel einer Lieferung. Der Bestand steht dann mit dem echten Einstandspreis in den Büchern.
• Lieferantenbewertung nach Liefertreue, Qualität und Preis, mit Warnung oder Sperre bei schlechter Bewertung.
• Budgets im Einkauf: Bestellungen, die ein Budget überschreiten, löst ERPNext nur nach Warnung oder gar nicht aus.

Lager und Logistik

• Mehrere Standorte, Lager und Lagerplätze als Baumstruktur, mit Einlagerungsregeln für den Wareneingang.
• Verfügbarer Bestand: Je Artikel und Lager sehen Sie physischen Bestand, reservierte Mengen, offene Bestellungen und den erwarteten Bestand.
• Reservierungen gegen Kunden- und Fertigungsaufträge, damit zugesagte Ware nicht anderweitig verkauft wird.
• Chargen und Seriennummern mit Verfallsdatum und Garantie. Bei der Kommissionierung schlägt ERPNext Chargen nach Verfallsdatum oder nach Eingang vor.
• Automatische Nachbestellung je Artikel und Lager über Meldebestand und Bestellmenge.
• Umlagerungen zwischen Standorten, mit Transitlager für Ware, die unterwegs ist.
• Inventur per Scanner oder Import, Differenzen werden automatisch gebucht.
• Barcode in allen Lagerbelegen, per Handscanner oder Smartphone-Kamera.
• Artikelstamm mit Varianten, Sets, mehreren Mengeneinheiten und Barcodes, Kunden- und Lieferantenartikelnummern, Zolltarifnummer und Gewicht.
• Bewertung des Bestands nach FIFO oder gleitendem Durchschnitt, laufend in der Buchhaltung abgebildet.

Fertigung

• Mehrstufige Stücklisten mit Baugruppen, Phantom-Baugruppen, Alternativteilen, Kuppel- und Nebenprodukten.
• Arbeitspläne mit Arbeitsplätzen, Stundensätzen und Rüstzeiten.
• Produktionsprogramm und Absatzprognose: In Version 16 planen Sie Mengen je Zeitraum auf Basis von Aufträgen und Prognosen.
• Produktionsplan: Aus Kundenaufträgen entstehen Fertigungsaufträge für alle Ebenen, Bestellanforderungen und Aufträge für die Fremdvergabe.
• Kapazitätsplanung auf Arbeitsplätze mit Arbeitszeiten, Feiertagen und paralleler Kapazität.
• Arbeitskarten am Tablet mit Start, Pause, Ende, Gutmenge und Ausschuss, dazu eine Hallenübersicht und Stillstandserfassung.
• Fremdvergabe und Lohnfertigung mit Material beim Lieferanten und Kundenmaterial getrennt vom eigenen Bestand.
• Vor- und Nachkalkulation mit Ist-Kosten je Fertigungsauftrag und Berichten zu Abweichungen und Ausschusskosten.

Alle Details stehen auf der Seite ERP für die Fertigung.

Qualität

• Prüfpläne mit Merkmalen, Soll-Werten, Toleranzen und mehreren Messungen je Merkmal.
• Prüfungen im Wareneingang, an einzelnen Arbeitsgängen und vor dem Versand. Ist eine Prüfung Pflicht, geht der Beleg ohne sie nicht weiter.
• Abweichungen mit Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen, dazu Qualitätsverfahren, Qualitätsziele, Bewertungen und Kundenfeedback für Ihre QM-Dokumentation.

Projekte und Dienstleistungen

• Projekte direkt aus dem Auftrag, mit Vorlagen für wiederkehrende Abläufe.
• Aufgaben mit Verantwortlichen und Terminen, als Liste, Kanban-Board oder Zeitplan.
• Stundenzettel je Projekt, Aufgabe und Tätigkeit, mit Kosten- und Verrechnungssätzen je Mitarbeiter.
• Abrechnung nach Aufwand: Abrechenbare Stunden übernehmen Sie direkt in die Rechnung.
• Projektkosten: Lohn, Material, Einkauf und Fremdleistungen laufen auf das Projekt. Der Rohertrag steht jederzeit gegen die geschätzten Kosten.

Wie Handwerksbetriebe damit Baustellen, Abschläge und Nachkalkulation steuern, steht auf der SeiteERP für das Handwerk.

Service und Instandhaltung

• Installationsnachweise halten fest, was wann bei welchem Kunden eingebaut wurde.
• Wartungsverträge mit festen Intervallen, aus denen ERPNext die Termine erzeugt.
• Wartungsbesuche und Garantiefälle je Kunde, Gerät und Seriennummer.
• Eigene Maschinen und Fahrzeuge: Wartungspläne mit Intervall, Verantwortlichem und Prüfnachweis, Reparaturen mit Kosten.

Anlagenbuchhaltung

• Anlagenverzeichnis mit Standort, Verantwortlichem und Zugehörigkeit zu Kostenstellen.
• Abschreibungen linear, degressiv oder manuell, als Plan je Anlage. ERPNext bucht sie automatisch.
• Umbuchungen, Verkauf und Verschrottung mit den passenden Buchungen.
• Mehrere Bewertungsbücher je Anlage, wenn Sie unterschiedliche Abschreibungsregeln parallel führen müssen.

Buchhaltung und Finanzen

In ERPNext ist die Buchhaltung kein eigenes Programm am Ende der Kette. Jeder Lieferschein, jede Rechnung und jeder Wareneingang bucht sofort mit. Die Zahlen sind damit tagesaktuell, nicht erst nach dem Monatsabschluss.

Hauptbuch und Steuern

• Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 als Vorlage, erweiterbar um eigene Konten.
• Steuervorlagen für Umsatzsteuer, innergemeinschaftliche Lieferungen und Sonderfälle, automatisch gewählt nach Kunde, Lieferant oder Artikel.
• Buchungsvorlagen für wiederkehrende Buchungen, etwa Mieten oder Abgrenzungen.
• Periodenabschluss: Abgeschlossene Zeiträume sperren Sie gegen nachträgliche Buchungen. Der Jahresabschluss überträgt das Ergebnis.

Debitoren, Kreditoren und Bank

• Offene Posten mit Altersstruktur für Kunden und Lieferanten.
• Zahlungsbedingungen mit Skonto und mehreren Raten.
• Mahnwesen mit Mahnstufen, Texten und Gebühren.
• Kontoauszüge an Kunden: ERPNext verschickt Kunden regelmäßig und automatisch ihren Kontoauszug per E-Mail.
• Bankabgleich: Kontoauszüge importieren Sie und ordnen die Umsätze Rechnungen und Zahlungen zu, mit Vorschlägen von ERPNext.
• Zahlungsabgleich von Zahlungen, Anzahlungen und Gutschriften mit offenen Rechnungen.

Controlling

• Kostenstellen als Baumstruktur, mit Verteilung von Kosten auf mehrere Kostenstellen nach Schlüssel.
• Eigene Buchungsdimensionen wie Filiale, Produktlinie oder Projekt, auswertbar in allen Finanzberichten.
• Budgets je Kostenstelle, Projekt oder Dimension, mit Warnung oder Sperre bei Überschreitung und einem Soll-Ist-Vergleich.
• Finanzberichte: Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Kapitalflussrechnung, Summen- und Saldenliste und Hauptbuch, jeweils nach Zeitraum, Kostenstelle oder Dimension filterbar.

Mehrere Währungen und Gesellschaften

• Fremdwährung in Verkauf und Einkauf, mit Kurs je Beleg und Neubewertung offener Posten zum Stichtag.
• Mehrere Gesellschaften in einem System, mit Rechnungen zwischen den eigenen Firmen und einem konsolidierten Abschluss für die Gruppe.

Auswertungen und Kennzahlen

• Standardberichte für jeden Bereich, etwa Rohertrag je Kunde und Artikel, Lagerbewertung, ablaufende Chargen, inaktive Kunden, offene Aufträge oder Lieferrückstände.
• Eigene Berichte ohne Programmierung: Spalten, Filter, Gruppierungen und Summen stellen Sie selbst zusammen und speichern sie.
• Dashboards mit Diagrammen und Kennzahlenkarten, zum Beispiel für Geschäftsführung, Vertrieb oder Lager.
• Berichte per E-Mail: Jeder Bericht kann täglich, wöchentlich oder monatlich automatisch an festgelegte Empfänger gehen.
• Export nach Excel oder CSV, wann immer Sie weiterrechnen möchten.

Freigaben, Automatisierung und Zusammenarbeit

• Workflows mit Freigaben: Bestellungen ab einem Betrag, Rabatte oder neue Kunden durchlaufen festgelegte Freigabestufen, mit Protokoll, wer was wann genehmigt hat.
• Benachrichtigungen per E-Mail oder im System, ausgelöst durch Ereignisse, Fristen oder Werte, etwa bei überfälligen Rechnungen.
• Automatische Zuweisung: Neue Anfragen, Aufgaben oder Belege gehen nach Regeln an die richtige Person.
• Wiederkehrende Belege: Jeder Beleg lässt sich in festem Rhythmus automatisch wiederholen.
• Zusammenarbeit am Beleg: Kommentare, Erwähnungen von Kollegen, Aufgaben und der gesamte E-Mail-Verlauf hängen direkt am Kunden, Auftrag oder Projekt.
• E-Mail aus dem System: Angebote, Aufträge und Rechnungen verschicken Sie direkt aus ERPNext. Die Antwort landet wieder am Beleg.
• Belege in Ihrem Layout mit Briefkopf, eigenen Druckvorlagen und in der Sprache Ihres Kunden.

Anpassbar, sicher und offen

Anpassen ohne Programmierung

• Eigene Felder, Pflichtfelder und Formulare richten Sie über die Oberfläche ein, ohne in den Code einzugreifen.
• Webformulare für Anfragen, Reklamationen oder Bewerbungen, deren Eingaben direkt in ERPNext landen.

Rechte und Sicherheit

• Rollen und Rechte bis auf einzelne Felder. Datensatzrechte schränken zum Beispiel ein, dass ein Außendienstler nur seine eigenen Kunden sieht.
• Zwei-Faktor-Anmeldung für zusätzlichen Schutz der Zugänge.
• Nachvollziehbarkeit: Gebuchte Belege werden nicht überschrieben, sondern storniert und neu erstellt. Jede Änderung an einem Datensatz ist mit Benutzer und Zeitpunkt protokolliert.
• Ihr Standort: Betrieb auf eigenen Servern, in einer Private Cloud oder bei einem Hosting-Partner in Deutschland bzw. der EU, mit regelmäßigen Sicherungen.

Daten und Anbindungen

• Datenimport aus Excel- und CSV-Dateien für Stammdaten, Preise und Bestände.
• Offene Programmierschnittstelle: Jeder Datensatz lässt sich über die REST-API lesen und schreiben. Webhooks melden Änderungen an andere Systeme.
• Individuelle Anbindungen: Wir entwickeln Integrationen an jedes System, das seine Daten über eine geeignete Schnittstelle bereitstellt, etwa über eine API, einen Dateiaustausch oder EDI. Onlineshop, Marktplatz, Versanddienstleister, CAD, Maschinen oder die Systeme Ihrer Kunden und Lieferanten.

Weitere Bereiche auf derselben Grundlage

ERPNext wächst mit. Auf demselben Framework und derselben Datenbank laufen:

• Frappe CRM für einen ausgebauten Vertrieb mit Pipeline, Aktivitäten und E-Mail.
• Frappe Helpdesk für Kundenservice, Reklamationen und Supporttickets.
• Frappe HR für Personal, Zeiterfassung per App, Urlaub, Schichten und Spesen.
• Frappe Learning für Schulungen und Einarbeitung Ihrer Mitarbeitenden.

Kommt ein Bereich dazu, nutzt er dieselben Kunden, Artikel, Mitarbeiter und Rechte. Eine Schnittstelle zwischen den Abteilungen braucht es nicht.

Was sich für Ihren Betrieb ändert

DATEV, E-Rechnung und GoBD

DATEV-Export

Ihre Buchungsdaten gehen im DATEV-Format an Ihr Steuerbüro. Dafür gibt es eine bestehende Erweiterung für ERPNext. Welchen Weg Ihr Steuerbüro bevorzugt, klären wir vor dem Start.

E-Rechnung

Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen, ab 2028 alle. ERPNext erstellt mit einer kostenlosen Open-Source-Erweiterung Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD und liest eingehende E-Rechnungen ein. Was genau gilt, steht auf der SeiteE-Rechnung mit ERPNext.

GoBD

Die GoBD regeln, wie Unternehmen Bücher und Belege elektronisch führen und aufbewahren. ERPNext protokolliert Änderungen und storniert gebuchte Belege, statt sie zu überschreiben. Ob Ihre Einrichtung und Ihre Verfahrensdokumentation den Anforderungen genügen, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerbüro. Diese Seite ist keine Steuerberatung.

Warum Sie ERPNext mit uns einführen

Die Software kostet keine Lizenz. Ob sie sich im Betrieb bewährt, entscheidet die Einführung: welche Abläufe abgebildet werden, wie sauber die Daten übernommen werden und ob Ihr Team gern damit arbeitet. Darauf haben wir uns spezialisiert.

• Festpreis statt offener Stundenabrechnung. Im Blueprint legen wir Umfang, Zeitplan und Budget fest, bevor die Umsetzung beginnt.
• Ein Bereich nach dem anderen. Sie starten dort, wo der Nutzen am größten ist. Wir stellen bereichsweise um, ohne dass Ihr Betrieb stillsteht.
• Anpassungen, die Updates überstehen. Was Ihr Betrieb braucht, bauen wir als eigene Erweiterung auf dem Standard. Der Kern bleibt unverändert und updatefähig.
• Anbindungen an Ihre Systeme. Wir verbinden ERPNext mit jedem System, das seine Daten über eine geeignete Schnittstelle bereitstellt.
• Wir arbeiten selbst mit ERPNext. Unser eigenes Unternehmen läuft auf ERPNext und Frappe CRM. Wir kennen die Software aus dem täglichen Einsatz, nicht nur aus Projekten.
• Ihr Team wird selbstständig. Wir schulen Ihre Mitarbeitenden über unsere eigene Academy. Beratung und Updates übernehmen wir danach zum monatlichen Festpreis.
• Kein Lock-in. Quellcode und Dokumentation sind offen. Sie behalten die volle Kontrolle über Ihr System und Ihre Daten.

Was die Einführung kostet

Jeder Bereich startet mit einer Einführung zum Festpreis für einen klar abgegrenzten Umfang. Wie hoch er ausfällt, hängt davon ab, welche Abläufe wir abbilden, wie viel Anpassung Sie brauchen und wo in Ihrem Betrieb heute Zeit und Geld verloren gehen. Deshalb nennen wir hier keine Pauschalpreise, sondern klären das impersönlichen Gespräch. Im Blueprint legen wir Umfang und Budget fest, Sie kennen es also, bevor das Projekt beginnt.

Laufend kommen Beratung und Update-Management zum monatlichen Festpreis sowie das Hosting dazu. Gebühren pro Mitarbeiter gibt es nicht.

Für welche Betriebe ERPNext passt

ERPNext spielt seine Stärken aus, wenn Ware, Material oder Arbeitszeit durch mehrere Hände gehen, typischerweise in Betrieben mit 20 bis 150 Mitarbeitenden. Unser Schwerpunkt sind Fertigungsbetriebe und Handwerksbetriebe mit eigener Werkstatt, etwa im Metallbau. Für beide beschreiben wir ausführlich, wie ERPNext ihre typischen Probleme löst:

• Fertigung: Kalkulation, Bedarfs- und Kapazitätsplanung, Arbeitskarten, Fremdvergabe, Qualität, Instandhaltung.
• Handwerk mit Werkstatt: Projekte, mobile Zeiterfassung, Abschlagsrechnungen, Nachkalkulation, Wartungsverträge.

Schreiben Sie nur Rechnungen und führen weder Lager noch Einkauf, reicht oft ein einfaches Rechnungsprogramm. Das sagen wir Ihnen auch im Gespräch. Ob ERPNext zu Ihrem Betrieb passt, klären wir in15 Minuten, kostenlos und unverbindlich.