Zeiterfassung in der Werkstatt ohne Lizenz pro Kopf

Eine Zeiterfassung für die Werkstatt muss zwei Dinge leisten: die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters gesetzeskonform erfassen und die Zeit auf Aufträge buchen, damit Rechnung und Nachkalkulation stimmen. Bewährt haben sich ein Tablet oder Terminal in der Werkstatt, eine App für die Montage und für Kolonnen die Erfassung durch den Vorarbeiter.

Viele Zeiterfassungs-Apps rechnen pro Mitarbeiter ab. Je mehr Leute stempeln, desto teurer wird es, gerade in Betrieben, in denen alle in Werkstatt und Montage erfassen müssen. Open-Source-Lösungen wie Frappe HR und ERPNext kommen ohne Lizenzgebühr pro Kopf aus. Dieser Artikel zeigt, was gesetzlich gilt, wie die Erfassung in der Praxis funktioniert und worauf Sie bei der Auswahl achten.

Arbeitszeit und Auftragszeit: zwei verschiedene Aufgaben

	Arbeitszeit	Auftragszeit
Frage	Wann war der Mitarbeiter da?	Woran hat er wie lange gearbeitet?
Zweck	gesetzliche Pflicht, Lohn, Überstunden	Rechnung, Nachkalkulation, Planung
Erfasst als	Kommen, Gehen, Pausen	Zeit je Auftrag, Tätigkeit oder Arbeitsgang
Typischer Ort	Eingang der Werkstatt, Baustelle	Arbeitsplatz, Maschine, Baustelle

Viele Betriebe lösen das mit zwei Systemen: einer Stempeluhr für die Anwesenheit und Stundenzetteln für die Aufträge. Das bedeutet doppelte Arbeit und Lücken, die niemand bemerkt. Besser ist eine Lösung, in der beide Zeiten im selben System landen und sich gegenseitig plausibilisieren lassen.

Was rechtlich gilt

Laut Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber nach dem Arbeitsschutzgesetz ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen. Daneben gibt es zwei ältere Pflichten:

• Arbeitszeitgesetz: Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgeht, ist aufzuzeichnen. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
• Mindestlohngesetz: In den Wirtschaftsbereichen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, darunter das Baugewerbe, sowie für geringfügig Beschäftigte müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden. Das muss spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag geschehen, die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Ob Ihr Betrieb unter die Branchenregel fällt, etwa weil Ihre Monteure auf Baustellen arbeiten, klären Sie mit Ihrem Steuerbüro oder Ihrem Verband. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.

Wie Werkstatt und Montage stempeln

Die beste Zeiterfassung ist die, die im Alltag tatsächlich genutzt wird. In einem Metallbaubetrieb mit Werkstatt und zwei Montagekolonnen sieht das typischerweise so aus:

• Werkstatt: Ein Tablet oder ein Terminal am Eingang. Wer kommt, meldet sich an, wer geht, ab. Frappe HR nimmt Stempelungen aus Geräten mit Chip oder Fingerabdruck über ein Synchronisationsskript entgegen, alternativ über den Check-in-Knopf im Browser oder in der Mobile-App.
• Montage: Die Monteure stempeln per App auf dem Handy. Auf Wunsch funktioniert das nur innerhalb eines festgelegten Radius um den Einsatzort. In Frappe HR legen Sie dafür am Schichtort Koordinaten und einen Radius in Metern fest.
• Kolonnen ohne Diensthandy: Der Vorarbeiter erfasst die Zeiten für seine Kolonne, oder die Zeiten werden am Abend am Werkstatt-Tablet nachgetragen.
• Korrekturen: Vergessene Stempelungen werden als manueller Eintrag nachgetragen.

Wenn Sie den Standort erfassen, stimmen Sie das vorher mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und, falls vorhanden, mit dem Betriebsrat ab. Für viele Betriebe reicht es, den Standort nur beim Stempeln zu prüfen, statt ihn laufend zu speichern.

Zeiten auf Aufträge buchen

Für die Nachkalkulation zählt die Auftragszeit. In ERPNext gibt es dafür drei Wege, je nachdem, wie Ihr Betrieb arbeitet:

• Projekte und Einzelaufträge: Mitarbeitende buchen ihre Zeit in einem Stundennachweis auf Projekt, Aufgabe und Tätigkeit, etwa Konstruktion, Werkstatt oder Montage. Für jede Tätigkeit hinterlegen Sie je Mitarbeiter einen Kosten- und einen Verrechnungssatz. ERPNext berechnet daraus Kosten und abrechenbaren Betrag, und abrechenbare Zeiten lassen sich direkt in eine Rechnung übernehmen.
• Fertigung mit Arbeitsgängen: Bei Teilen mit Stückliste und Arbeitsgängen bekommt jeder Arbeitsgang eine Arbeitskarte. Der Mitarbeiter startet und beendet dort den Arbeitsgang, die tatsächliche Zeit fließt in den Fertigungsauftrag zurück.
• Scannen statt tippen: Für Betriebe, die vor allem wissen wollen, ob sich ein Auftrag lohnt, haben wir bei openBlueprint die ERPNext-App Nachkalkulation Plus entwickelt. Mitarbeitende scannen Ausweis und Laufzettel und wählen die Tätigkeit, am Tablet in der Halle oder auf dem Handy. Auf der Baustelle funktioniert das auch ohne Netz, und am Projekt sehen Sie live, wie viele der kalkulierten Stunden verbraucht sind. Die Arbeitszeit erfasst die App nicht, dafür bleibt Frappe HR zuständig.

So sehen Sie nach jedem Auftrag, ob die kalkulierte Zeit gereicht hat. Regiestunden, die auf der Baustelle anfallen, landen im Stundennachweis und damit auf der Rechnung, statt mündlich vereinbart und vergessen zu werden. Wie sich die Zeiterfassung mit Angebot, Material und Abrechnung verbindet, zeigt unsere Seite zum ERP für das Handwerk.

Lizenz pro Kopf: Was das bei wachsender Belegschaft bedeutet

Bei Zeiterfassungs-Apps mit Preis pro Mitarbeiter steigen die Kosten mit jeder Einstellung. Das klingt bei kleinen Beträgen harmlos, summiert sich aber, weil in einer Werkstatt alle erfassen müssen: Azubis, Aushilfen und Monteure genauso wie das Büro. Dazu kommt oft eine zweite Lizenz für die Handwerker- oder Branchensoftware, in der die Auftragszeiten weiterverarbeitet werden.

Frappe HR und ERPNext sind Open Source. Es fallen keine Lizenzgebühren pro Nutzer an, unabhängig davon, wie viele Personen stempeln. Kosten entstehen für Einführung, Hosting und Betreuung. Mit unserem Lizenzrechner sehen Sie, was Ihre heutigen Programme pro Nutzer zusammen kosten.

Checkliste für die Auswahl

• Arbeitszeit und Auftragszeit im selben System, ohne doppeltes Stempeln
• Erfassung am Werkstatt-Tablet oder Terminal, per App und durch den Vorarbeiter
• Nachträge möglich und als solche erkennbar
• Zeiten je Auftrag, Tätigkeit und Arbeitsgang mit Kosten- und Verrechnungssätzen
• Übernahme abrechenbarer Stunden in die Rechnung
• Auswertung Soll gegen Ist je Auftrag
• Urlaub, Krankheit und Überstunden im selben System wie die Zeiten
• Export der Stunden für die Lohnabrechnung beim Steuerbüro
• Aufbewahrung der Aufzeichnungen über mindestens zwei Jahre
• Keine Lizenzkosten, die mit jedem Mitarbeiter steigen

Mit der Zeiterfassung anfangen

Die Auftragszeit ist ein guter erster Schritt, weil sie im Alltag schnell spürbar entlastet: keine Stundenzettel mehr am Montag und eine Grundlage für die Nachkalkulation. Damit empfehlen wir bei openBlueprint zu beginnen, auf Basis von ERPNext und unserer App. Für die gesetzliche Arbeitszeit mit Kommen und Gehen, Urlaub und Abwesenheiten kommt Frappe HR dazu. Angebote, Material und Abrechnung in ERPNext können später folgen und nutzen dieselben Mitarbeiter- und Zeitdaten. Wie das im Metallbau zusammenspielt, beschreibt unser Artikel Software für den Metallbau.