Zeiterfassung mit Barcode: Stempeln per Scan auf den Auftrag

Bei der Zeiterfassung mit Barcode scannen Mitarbeitende ihren Ausweis und den Laufzettel des Auftrags, an dem sie arbeiten. Die Software startet damit die Zeit auf genau diesen Auftrag und die gewählte Tätigkeit. Der nächste Scan auf einen anderen Auftrag beendet die Zeit und startet die neue, ganz ohne Stundenzettel.

Das Verfahren ist einfach, günstig und funktioniert in der Werkstatt genauso wie auf der Baustelle. Dieser Artikel zeigt, wie der Ablauf aussieht, was Sie dafür brauchen, wie sich Barcode, QR-Code und Chip unterscheiden und woran Einführungen typischerweise scheitern.

So funktioniert das Stempeln per Scan

Der Ablauf in einem Metallbaubetrieb mit Werkstatt und Montage:

1. Laufzettel drucken: Für jeden Auftrag druckt das Büro einen Laufzettel mit Auftragsnummer, Kunde und Barcode. Er liegt an der Werkbank oder fährt mit zur Baustelle.
2. Ausweis scannen: Am Tablet in der Halle meldet sich der Mitarbeiter mit seinem Ausweis an. Wer auf dem eigenen Handy stempelt, ist dort schon angemeldet und überspringt diesen Schritt.
3. Auftrag scannen: Der Scan des Laufzettels wählt den Auftrag.
4. Tätigkeit wählen: Zuschnitt, Schweißen, Montage. Angeboten wird idealerweise nur, was für den Auftrag kalkuliert ist.
5. Wechseln oder beenden: Ein Scan auf einen anderen Auftrag wechselt automatisch. Pause und Feierabend beenden die laufende Zeit mit einem Knopf.

Im Büro kommen die Zeiten ohne Abtippen an, sortiert nach Auftrag, Mitarbeiter und Tätigkeit. Genau das ist die Grundlage für die Nachkalkulation, die mit Stundenzetteln so oft scheitert.

Was Sie brauchen

Was	Wofür	Hinweis
Software für die Auftragszeit	Aufträge, Tätigkeiten, Zeiten	Sollte die Zeiten direkt dem Auftrag zuordnen
Laufzettel mit Barcode	ein Code je Auftrag	Aus der Software gedruckt, kein Etikettendrucker nötig
Mitarbeiterausweis mit Barcode	Anmeldung am gemeinsamen Gerät	Nur nötig, wenn mehrere an einem Gerät stempeln
Tablet in der Halle	gemeinsames Stempelgerät	Fest montiert, mit Strom und WLAN
Handy oder Handscanner	Scannen	Die Kamera reicht, ein Handscanner ist schneller

Barcode, QR-Code, Chip oder Tippen

Verfahren	Vorteile	Nachteile
Strichcode (Barcode)	auf jedem Drucker druckbar, liest jeder Handscanner	enthält meist nur eine Nummer
QR-Code	mit der Handykamera gut lesbar	manche Handscanner lesen nur Strichcodes
Chip (RFID, NFC)	kein Ausdruck nötig, gut für den Mitarbeiterausweis	Lesegerät und Chips nötig, für wechselnde Aufträge unpraktisch
Tippen in einer App	keine Codes nötig	langsamer, Verwechslungsgefahr bei vielen ähnlichen Aufträgen

Für die Auftragszeit haben gedruckte Codes einen Vorteil, den Chips nicht haben: Der Laufzettel liegt ohnehin am Auftrag. Sinnvoll ist deshalb oft beides auf dem Laufzettel: ein QR-Code für die Handykamera und ein Strichcode für den Handscanner.

Auftragszeit ist nicht Arbeitszeit

Die Barcode-Zeiterfassung beantwortet die Frage, woran jemand wie lange gearbeitet hat. Das ist die Auftragszeit für Rechnung und Nachkalkulation. Die gesetzliche Arbeitszeit, also Kommen, Gehen und Pausen, ist eine andere Aufgabe. Manche Systeme erfassen beides, viele nur eines davon. Was rechtlich gilt und wie beides zusammenpasst, steht in unserem Artikel zur Zeiterfassung in der Werkstatt.

Woran Einführungen scheitern

• Vergessenes Ausstempeln. Wer abends nicht abmeldet, bucht die Nacht auf den Auftrag. Eine gute Lösung beendet vergessene Zeiten zu einer festgelegten Uhrzeit und markiert sie zur Prüfung.
• Kein Netz auf der Baustelle. Im Keller oder im Rohbau bricht die Verbindung ab. Die Software sollte offline weiterstempeln und die Buchungen später nachtragen.
• Zu viele Tätigkeiten zur Auswahl. Eine Liste mit 30 Tätigkeiten führt dazu, dass alle die erste nehmen. Weniger, klar benannte Tätigkeiten liefern bessere Daten.
• Keine Korrektur möglich. Wer sich verscannt hat, muss das korrigieren können, bevor das Büro die Zeiten bucht. Sonst entstehen Schattenlisten auf Papier.
• Ohne Erklärung eingeführt. Mitarbeitende fragen zu Recht, was mit ihren Daten passiert. Sagen Sie klar, dass es um die Kalkulation der Aufträge geht. Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei technischen Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können, ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Betriebsverfassungsgesetz.

Einführung in fünf Schritten

1. Tätigkeiten festlegen: wenige, eindeutige Tätigkeiten, die Sie auch kalkulieren, etwa Konstruktion, Werkstatt und Montage.
2. Mit einem Auftrag testen: einen laufenden Auftrag auswählen, Laufzettel drucken, zwei Wochen parallel zum alten Verfahren stempeln.
3. Geräte aufstellen: ein Tablet an einem Ort, an dem alle vorbeikommen, und die Handys der Montage einrichten.
4. Kurz erklären: Ausweis, Auftrag, Tätigkeit. Mehr braucht es für den Alltag nicht.
5. Nach dem ersten Auftrag auswerten: Stimmen die Zeiten? Fehlen Tätigkeiten? Erst dann auf alle Aufträge ausrollen.

Barcode-Zeiterfassung mit ERPNext

ERPNext bringt mit Stundennachweisen und Arbeitskarten die Grundlage für Zeiten auf Aufträgen und Arbeitsgängen mit. Frappe HR nimmt Stempelungen für die Arbeitszeit auch von Chip-Lesegeräten entgegen. Für das Scannen von Ausweis und Laufzettel direkt auf den Auftrag haben wir bei openBlueprint die App Nachkalkulation Plus entwickelt: Stempeln am Tablet oder auf dem Handy, auch offline, mit Soll und Ist am Projekt, während der Auftrag läuft.