Nachkalkulation im Handwerk: Welche Aufträge sich lohnen
Von Til Wiggers · · 5 Min. Lesezeit
Die Nachkalkulation im Handwerk vergleicht nach einem Auftrag die tatsächlichen Stunden, Materialkosten und Fremdleistungen mit den Werten aus dem Angebot. Sie beantwortet eine einfache Frage: Haben wir an diesem Auftrag den Stundensatz verdient, den wir kalkuliert haben? Die Antwort ist die Grundlage für jede bessere nächste Kalkulation.
Die Handwerkskammer zu Leipzig bringt es auf den Punkt: Die Nachkalkulation zeigt, inwieweit der angewandte Stundenverrechnungssatz realisiert wurde. Dieser Artikel zeigt, was in eine Nachkalkulation gehört, rechnet ein Beispiel aus dem Metallbau durch und erklärt, warum sie in vielen Betrieben trotzdem nicht stattfindet.
Vorkalkulation, mitlaufende Kalkulation, Nachkalkulation
| Vorkalkulation | Mitlaufende Kalkulation | Nachkalkulation | |
|---|---|---|---|
| Zeitpunkt | vor dem Angebot | während des Auftrags | nach Abschluss |
| Frage | Welcher Preis deckt Kosten und Gewinn? | Läuft der Auftrag im Rahmen? | Hat sich der Auftrag gelohnt? |
| Grundlage | geschätzte Stunden und Material | bisher gebuchte Stunden und Material | alle tatsächlichen Werte |
| Nutzen | Angebot | Gegensteuern, solange noch Zeit ist | bessere nächste Kalkulation |
Die drei gehören zusammen. Ohne Vorkalkulation fehlt der Maßstab, ohne Nachkalkulation erfahren Sie nie, ob der Maßstab stimmt. Die mitlaufende Kalkulation ist die anspruchsvollste, weil sie Zeiten und Material schon während des Auftrags braucht.
Was in die Nachkalkulation gehört
- Lohnstunden, am besten getrennt nach Tätigkeit: Konstruktion, Werkstatt, Montage. Nur so sehen Sie, wo die Zeit verloren ging.
- Material laut Entnahmen und Eingangsrechnungen, nicht laut Stückliste aus dem Angebot.
- Fremdleistungen wie Verzinken, Pulverbeschichten, Kranarbeiten oder Subunternehmer.
- Sonstige Auftragskosten wie Fahrten, Übernachtungen oder Gerätemiete, soweit Sie sie dem Auftrag zuordnen.
- Erlöse einschließlich Nachträgen und Regiestunden, die auf der Baustelle dazukamen.
Gemeinkosten wie Miete, Büro oder Fahrzeuge stecken bereits im Stundenverrechnungssatz. Sie gehören deshalb nicht noch einmal einzeln auf den Auftrag.
Rechenbeispiel: ein Geländer aus dem Metallbau
Ein Metallbaubetrieb hat ein Treppengeländer für ein Mehrfamilienhaus angeboten. Die Zahlen sind ein vereinfachtes, rundes Beispiel:
| Position | Kalkuliert | Tatsächlich |
|---|---|---|
| Angebotspreis netto | 9.800 € | 9.800 € |
| Material | 2.600 € | 2.750 € |
| Verzinken (Fremdleistung) | 650 € | 650 € |
| Stunden Konstruktion | 6 | 6 |
| Stunden Werkstatt | 40 | 50 |
| Stunden Montage | 24 | 30 |
| Stunden gesamt | 70 | 86 |
Der erreichte Stundensatz ergibt sich, wenn Sie vom Erlös Material und Fremdleistungen abziehen und den Rest durch die tatsächlichen Stunden teilen:
- Kalkuliert: (9.800 € − 2.600 € − 650 €) ÷ 70 Stunden = 93,57 € je Stunde
- Tatsächlich: (9.800 € − 2.750 € − 650 €) ÷ 86 Stunden = 74,42 € je Stunde
Der Auftrag hat also rund 19 € je Stunde weniger eingebracht als geplant. Liegt Ihr Stundenverrechnungssatz über 74,42 €, hat dieser Auftrag nicht alle Kosten gedeckt. Die Tabelle zeigt auch, wo: 10 Stunden mehr in der Werkstatt, 6 Stunden mehr in der Montage, das Material nur leicht darüber.
Genau diese Aufteilung macht die Nachkalkulation wertvoll. Ein Gesamtergebnis sagt nur, dass etwas schiefging. Die Aufteilung nach Tätigkeit sagt, was Sie beim nächsten Geländer anders kalkulieren oder anders organisieren sollten.
Warum die Nachkalkulation in vielen Betrieben ausfällt
Die Rechnung selbst ist einfach. Schwierig sind die Zahlen, die hineingehören:
- Stunden kommen spät und ungenau. Stundenzettel werden am Wochenende aus dem Gedächtnis ausgefüllt. Wie lange am Geländer und wie lange an der Reparatur dazwischen gearbeitet wurde, weiß am Freitag niemand mehr.
- Stunden ohne Tätigkeit. Steht auf dem Zettel nur „Projekt Geländer, 8 Stunden“, lässt sich nicht sagen, ob die Werkstatt oder die Montage länger gebraucht hat.
- Material ohne Auftrag. Material wird für mehrere Aufträge bestellt oder aus dem Lager genommen, ohne dass es einem Auftrag zugeordnet wird.
- Zu spät für Konsequenzen. Wer erst nach der Schlussrechnung nachrechnet, kann nichts mehr ändern. Die mitlaufende Kalkulation hätte nach der Hälfte der Werkstattstunden gezeigt, dass es eng wird.
Wie Sie Zeiten so erfassen, dass sie für die Nachkalkulation taugen, beschreibt unser Artikel zur Zeiterfassung in der Werkstatt.
Was Sie aus der Nachkalkulation für die nächste Kalkulation lernen
- Abweichungen je Tätigkeit sammeln. Liegt das Schweißen bei Geländern regelmäßig 20 Prozent über der Kalkulation, gehört das in die nächste Vorkalkulation, nicht in die Hoffnung, dass es diesmal schneller geht.
- Auftragsarten vergleichen. Lohnen sich Treppen besser als Geländer, Neubau besser als Sanierung? Erst mehrere Nachkalkulationen nebeneinander zeigen das.
- Nachträge prüfen. Wurden zusätzliche Leistungen erbracht, aber nicht berechnet? Dann liegt das Problem nicht in der Kalkulation, sondern in der Abrechnung.
- Stundenverrechnungssatz überprüfen. Liegt der erreichte Satz dauerhaft unter Ihrem Verrechnungssatz, reichen einzelne Korrekturen nicht. Dann gehört der Satz selbst auf den Prüfstand, am besten mit Ihrem Steuerbüro.
Nachkalkulation mit ERPNext
In einem ERP wie ERPNext läuft alles, was zu einem Auftrag gehört, auf ein Projekt. Das Projekt zeigt laut Dokumentation unter anderem die Kosten aus den Stundennachweisen, die Einkaufskosten aus Eingangsrechnungen, die Kosten des verbrauchten Materials, den berechneten Betrag und daraus die Rohmarge. Die Stundensätze je Mitarbeiter und Tätigkeit hinterlegen Sie einmal, die Kosten rechnet ERPNext aus den gebuchten Stunden. Über die Auswertung zur Projektrentabilität lassen sich mehrere Projekte vergleichen.
Für die mitlaufende Kalkulation der Stunden haben wir bei openBlueprint die App Nachkalkulation Plus entwickelt. Die Werkstatt bucht per Scan auf Auftrag und Tätigkeit, und am Projekt sehen Sie während des Auftrags, wie viele der kalkulierten Stunden je Tätigkeit verbraucht sind. Wie das im Metallbau mit Angebot, Material und Abrechnung zusammenspielt, zeigt unser Artikel Software für den Metallbau.
Checkliste für Ihre erste Nachkalkulation
- Einen abgeschlossenen, typischen Auftrag auswählen
- Kalkulierte Stunden je Tätigkeit, Material und Fremdleistungen aus dem Angebot übernehmen
- Tatsächliche Stunden je Tätigkeit aus Stundenzetteln oder Zeiterfassung zusammentragen
- Material aus Entnahmen und Eingangsrechnungen dem Auftrag zuordnen
- Erlös einschließlich Nachträgen und Regiestunden ermitteln
- Erreichten Stundensatz berechnen und mit Ihrem Verrechnungssatz vergleichen
- Die zwei größten Abweichungen notieren und in der nächsten Kalkulation berücksichtigen
Häufige Fragen
Was ist eine Nachkalkulation?
Die Nachkalkulation vergleicht nach einem Auftrag die tatsächlichen Stunden, Material- und Fremdkosten mit den Werten aus dem Angebot. Sie zeigt, ob der kalkulierte Stundenverrechnungssatz erreicht wurde und wo die Abweichungen entstanden sind.
Was ist der Unterschied zwischen Vorkalkulation und Nachkalkulation?
Die Vorkalkulation entsteht vor dem Auftrag und bildet den Preis im Angebot. Die Nachkalkulation entsteht danach und prüft, ob die Annahmen gestimmt haben. Dazwischen liegt die mitlaufende Kalkulation, die den Stand schon während des Auftrags zeigt.
Gibt es eine Vorlage für die Nachkalkulation?
Ja. Die Handwerkskammer zu Leipzig bietet auf ihrer Seite zu Kostenrechnung und Kalkulation je ein Kalkulationsschema für die Stundensatzermittlung und für die Nachkalkulation zum Download an. Für den Anfang reicht das. Mit vielen Aufträgen wird das Übertragen der Zahlen aber schnell zur eigentlichen Arbeit.
Bei welchen Aufträgen lohnt sich eine Nachkalkulation?
Bei allen, die regelmäßig vorkommen oder viel Arbeitszeit binden. Kleinaufträge lassen sich gesammelt auswerten, etwa alle Reparaturen eines Monats. Wichtig ist weniger die Größe als die Frage, ob Sie den Auftragstyp wieder anbieten werden.