E-Rechnung empfangen und verarbeiten: Was KMU brauchen

Von Til Wiggers · 3. November 2026 · 5 Min. Lesezeit

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Für den Empfang selbst reicht ein E-Mail-Postfach. Die eigentliche Arbeit beginnt danach: Eine E-Rechnung ist eine Datei, die erst mit passender Software lesbar wird und die Sie prüfen, buchen und acht Jahre unverändert aufbewahren müssen.

Für kleine und mittlere Betriebe gibt es dafür drei Wege: einen kostenlosen Viewer für Einzelfälle, die Weitergabe an das Steuerbüro über DATEV oder die Verarbeitung im eigenen ERP. Dieser Artikel zeigt die Schritte im Rechnungseingang, vergleicht die drei Wege und endet mit einer Checkliste.

Was „E-Rechnungen empfangen können“ bedeutet

Eine E-Rechnung ist laut Umsatzsteuergesetz eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung, auch wenn sie elektronisch ankommt.

Drei Punkte sind für den Rechnungseingang wichtig:

Ein E-Mail-Postfach genügt laut Bundesfinanzministerium, um die Empfangspflicht zu erfüllen. Ein Portal oder ein Netzwerk wie Peppol ist dafür nicht nötig.
Ihre Zustimmung ist nicht erforderlich. Wo das Gesetz die E-Rechnung vorschreibt, darf Ihr Lieferant sie schicken, ohne vorher zu fragen.
Die Pflicht gilt für alle, auch für Kleinunternehmer, die selbst keine E-Rechnungen ausstellen müssen.

Wann Ihre Lieferanten E-Rechnungen schicken müssen und wann Sie selbst welche ausstellen, steht in unserem Artikel zur E-Rechnungspflicht ab 2027.

Die fünf Schritte im Rechnungseingang

Am Beispiel einer Schlosserei, die Rechnungen für Stahlprofile, Schrauben und Pulverbeschichtung bekommt:

Annehmen. Die Rechnung kommt per E-Mail an, idealerweise in ein eigenes Postfach nur für Rechnungen. So geht keine im Posteingang des Chefs verloren.
Lesbar machen. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Rechnungsbild. Sie brauchen ein Programm, das die Daten anzeigt. Bei ZUGFeRD sehen Sie ein gewohntes PDF, maßgeblich sind laut Bundesfinanzministerium aber die Daten im XML-Teil. Lassen Sie sich deshalb auch bei ZUGFeRD die XML-Daten anzeigen.
Prüfen. Stimmen Menge und Preis mit Bestellung und Lieferschein? Sind die Pflichtangaben vollständig und ist die Umsatzsteuer richtig ausgewiesen? Diese Prüfung brauchen Sie unabhängig vom Format.
Buchen und freigeben. Die Daten werden in die Buchhaltung übernommen, kontiert und zur Zahlung freigegeben. Der Vorteil der E-Rechnung liegt genau hier: Niemand muss Rechnungsnummer, Beträge und Positionen abtippen.
Aufbewahren. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres. Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit müssen über die gesamte Zeit gewährleistet sein. Bewahren Sie deshalb die eingegangene Datei auf, nicht nur einen Ausdruck oder ein umgewandeltes PDF.

Wer E-Rechnungen ausdruckt und abtippt, erfüllt zwar den Empfang, verliert aber den Nutzen und riskiert Tippfehler in der Buchhaltung.

Drei Wege für kleine und mittlere Betriebe

Weg	Wie es funktioniert	Passt, wenn
Viewer	Datei hochladen und anzeigen lassen, Daten von Hand übernehmen	nur gelegentlich E-Rechnungen kommen
DATEV-Weg	Rechnung in DATEV Unternehmen online hochladen, Steuerbüro bucht	das Steuerbüro die Buchhaltung macht und mit DATEV arbeitet
ERP	Rechnung im eigenen System einlesen, mit Bestellung abgleichen, buchen	Einkauf, Lager und Buchhaltung im Betrieb zusammenlaufen

Der Viewer für Einzelfälle

Die Steuerverwaltung bietet auf ELSTER eine Seite an, auf der Sie eine E-Rechnung hochladen und lesbar anzeigen lassen. Laut der Seite wird dafür die aktuell gültige XRechnung-Version verwendet. Für die eine Rechnung im Monat reicht das. Für den laufenden Eingang ist es zu umständlich, weil die Daten danach trotzdem von Hand in die Buchhaltung müssen.

Der DATEV-Weg

Viele kleine Betriebe geben ihre Belege ohnehin ans Steuerbüro. DATEV beschreibt dafür einen Ablauf in DATEV Unternehmen online:

Per E-Mail eingegangene E-Rechnungen stellen Sie über DATEV Upload Mail oder DATEV Upload online bereit.
Optional prüfen und genehmigen Sie die Rechnung mit der Belegfreigabe.
Nach der Freigabe wird die E-Rechnung in Belege online gespeichert und archiviert.
Die Rechnung geht an Ihre interne Buchhaltung oder an Ihre Steuerberatungskanzlei.

Zusätzlich bietet DATEV ein E-Rechnungspostfach an, das Rechnungen über angebundene Netzwerke oder per E-Mail annimmt und in Belege online ablegt. Welche Variante Ihr Steuerbüro nutzt und welche Formate es verarbeitet, sprechen Sie am besten direkt ab. Der Haken des DATEV-Wegs: Die Rechnung landet beim Steuerbüro, aber nicht in Ihrem Einkauf. Ob die gelieferte Menge zur Bestellung passt, prüfen Sie weiterhin selbst.

E-Rechnungen im ERP

Im ERP, also der zentralen Software für Aufträge, Einkauf, Lager und Buchhaltung, wird die E-Rechnung eingelesen und mit der Bestellung verknüpft. Die Eingangsrechnung entsteht aus den Daten der Datei, und Abweichungen bei Menge oder Preis lassen sich vor der Zahlung erkennen.

In ERPNext übernimmt das eine kostenlose Open-Source-Erweiterung: Sie laden die E-Rechnung als XML oder PDF hoch, und ERPNext legt daraus eine Eingangsrechnung an. Die Buchungen gehen im DATEV-Format ans Steuerbüro. Zwei Grenzen nennen wir offen: Die Erweiterung liest XRechnungen in der Schreibweise CII, aber nicht im UBL-Format, und sie empfängt keine Rechnungen über Peppol. Wie das in ERPNext im Detail aussieht, zeigt unsere Seite zur E-Rechnung.

Formate: Worauf Sie beim Empfang achten sollten

Die XRechnung gibt es in zwei Schreibweisen, die die Norm erlaubt: UBL und CII. Ihre Lieferanten entscheiden, welche sie schicken. Fragen Sie deshalb bei jeder Software, ob sie beide Schreibweisen einliest, und klären Sie mit Lieferanten, die ein Format verwenden, das Ihre Software nicht liest, ob sie auch ZUGFeRD oder CII schicken können.

Bei ZUGFeRD zählen nicht alle Profile als E-Rechnung. MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht aus. Was die Formate unterscheidet und welche Profile gelten, erklärt unser Artikel XRechnung oder ZUGFeRD.

Checkliste für den Rechnungseingang

Eigenes E-Mail-Postfach für Rechnungen, an alle Lieferanten mitgeteilt
Software, die XRechnung (UBL und CII) und ZUGFeRD lesbar anzeigt
Bei ZUGFeRD die XML-Daten prüfen, nicht nur das PDF
Abgleich mit Bestellung und Lieferschein vor der Zahlung
Übernahme der Daten in die Buchhaltung ohne Abtippen
Aufbewahrung der Originaldatei für acht Jahre, unverändert und lesbar
Abgestimmter Weg mit dem Steuerbüro: DATEV-Upload, Export aus dem ERP oder beides
Klare Zuständigkeit: Wer prüft, wer gibt frei, wer bezahlt

Rechtliche Einzelheiten, etwa zu Pflichtangaben oder zum Vorsteuerabzug, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerbüro. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Reicht ein E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen zu empfangen?

Ja. Laut Bundesfinanzministerium genügt ein E-Mail-Postfach, um die Pflicht zum Empfang zu erfüllen. Damit ist die Rechnung aber nur angekommen. Lesen, prüfen, buchen und aufbewahren müssen Sie sie trotzdem, und dafür brauchen Sie passende Software.

Darf ich eine E-Rechnung ablehnen und eine PDF verlangen?

Bei Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen in der Regel nicht. Wo das Gesetz eine E-Rechnung vorschreibt, braucht der Rechnungssteller Ihre Zustimmung nicht. Sie können Ihren Lieferanten zusätzlich um eine lesbare Fassung bitten, gültig ist aber die E-Rechnung.

Wie öffne ich eine XRechnung ohne Buchhaltungssoftware?

Mit einem Viewer. Die Steuerverwaltung bietet auf elster.de eine Seite an, auf der Sie eine XRechnung hochladen und lesbar anzeigen lassen. Für einzelne Rechnungen reicht das, für den laufenden Rechnungseingang ist es zu umständlich.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit müssen über die gesamte Zeit gewährleistet sein. Bewahren Sie deshalb die eingegangene Datei auf, nicht nur einen Ausdruck.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen ausgenommen, müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen aber empfangen können wie alle anderen auch.