XRechnung oder ZUGFeRD: Die Unterschiede einfach erklärt

Von Til Wiggers · 29. Oktober 2026 · 6 Min. Lesezeit

XRechnung und ZUGFeRD sind beide gültige E-Rechnungen. Der Unterschied liegt in der Verpackung: Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei, die nur Software lesen kann. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF, in dem dieselben Daten als XML-Datei stecken, sodass Mensch und Software sie lesen können.

Für Rechnungen an Firmenkunden dürfen Sie frei wählen, sofern Sie bei ZUGFeRD das richtige Profil nutzen. Für Rechnungen an Bundesbehörden ist XRechnung der Standard. Dieser Artikel zeigt die Unterschiede im Überblick, welche ZUGFeRD-Profile zählen und welches Format zu welchem Kunden passt.

XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich

Merkmal	XRechnung	ZUGFeRD
Aufbau	reine XML-Datei	PDF mit eingebetteter XML-Datei (hybrid)
Für Menschen lesbar	nur mit Viewer	ja, als normales PDF
Herausgeber	KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats	Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)
Grundlage	europäische Norm EN 16931	europäische Norm EN 16931
Gültige E-Rechnung im B2B	ja	ab Version 2.0.1, außer Profile MINIMUM und BASIC-WL
Rechnungen an Bundesbehörden	Standardformat	im Profil XRECHNUNG als reine XML-Datei möglich
Gegenstück im Ausland	–	Factur-X in Frankreich, technisch identisch
Aktuelle Version (Oktober 2026)	3.0.2, Version 4.0 für Frühjahr 2027 angekündigt	2.5.2 vom 4. August 2026

Beide Formate bilden dieselbe Norm ab. Für die Steuer zählt deshalb nicht, welches Sie wählen, sondern dass die Datei der EN 16931 entspricht und alle Pflichtangaben enthält.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben. Technisch ist sie eine XML-Datei in einer von zwei Schreibweisen, die die Norm erlaubt: UBL oder CII.

Eine XRechnung enthält kein Rechnungsbild. Wer sie ohne Buchhaltungssoftware lesen will, braucht einen Viewer. Die Finanzverwaltung bietet dafür einen kostenlosen Viewer unter e-rechnung.elster.de an.

Für den Bund schreibt die E-Rechnungsverordnung die XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung vor. Ein anderes Format ist dort nur erlaubt, wenn es ebenfalls der europäischen Norm entspricht. Rechnungen gehen über das Verwaltungsportal des Bundes, und die Behörde braucht zur Zuordnung eine Leitweg-ID. Diese Kennung bekommen Sie vom Auftraggeber.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF nach dem Archivstandard PDF/A-3, in dem eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten steckt. Ihr Kunde sieht ein gewohntes Rechnungsbild, seine Software liest die Daten aus der XML-Datei. Herausgeber ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), getragen von der Wirtschaft. Die französische Variante heißt Factur-X und ist technisch identisch.

Welche ZUGFeRD-Profile als E-Rechnung zählen

ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, die sich darin unterscheiden, wie viele Angaben die XML-Datei enthält. Nicht jedes reicht für eine E-Rechnung:

Profil	Gültige E-Rechnung?	Wofür
MINIMUM	nein	nur Grunddaten zur Buchung, Pflichtangaben fehlen
BASIC-WL	nein	Rechnungssummen ohne einzelne Positionen
BASIC	ja	einfache Rechnungen mit Positionen
EN 16931	ja	vollständige Abbildung der Norm, die übliche Wahl im B2B
EXTENDED	ja	zusätzliche Felder, etwa für komplexe Rechnungen in der Industrie
XRECHNUNG	ja	XML-Teil nach XRechnung, für Rechnungen an Behörden

Wenn Ihr Rechnungsprogramm „ZUGFeRD“ anbietet, prüfen Sie also das Profil. Eine ZUGFeRD-Datei im Profil MINIMUM sieht aus wie eine E-Rechnung, erfüllt aber die Pflicht nicht.

PDF oder XML: Was gilt bei ZUGFeRD?

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung sind die Daten zweimal da: im PDF-Bild und in der XML-Datei. Früher galt bei einem Widerspruch das Bild. Seit Einführung der E-Rechnungspflicht ist es umgekehrt: Laut Bundesfinanzministerium sind die Daten im strukturierten Teil maßgebend.

Das hat zwei Folgen für die Praxis:

Beim Ausstellen müssen PDF und XML aus denselben Daten erzeugt werden. Ein PDF, das jemand nachträglich von Hand korrigiert, passt nicht mehr zur XML-Datei.
Beim Empfang sollten Sie die XML-Daten prüfen oder anzeigen lassen, nicht nur das PDF. Das Ministerium empfiehlt, den XML-Teil selbst zu visualisieren.

Welches Format für welchen Kunden?

Die Entscheidung hängt davon ab, an wen Sie Rechnungen schicken:

Rechnungsempfänger	Empfehlung
Firmenkunden im Inland	ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder XRechnung, je nach Wunsch des Kunden
Firmenkunden, die noch viel von Hand prüfen	ZUGFeRD, weil das PDF ohne Viewer lesbar ist
Bundesbehörden	XRechnung, alternativ ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG als reine XML-Datei, mit Leitweg-ID
Landes- und Kommunalbehörden	Vorgaben des jeweiligen Auftraggebers erfragen
Kunden in Frankreich	ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X
Privatkunden	keine E-Rechnung nötig, ein PDF reicht

Ein Beispiel aus dem Handwerk: Ein Metallbaubetrieb fertigt Treppen und Geländer für Bauunternehmen und Architekten, gelegentlich auch für eine Bundesbehörde. Für die Firmenkunden passt ZUGFeRD im Profil EN 16931. Die Bauleitung liest das PDF, die Buchhaltung des Kunden übernimmt die Daten automatisch. Die Rechnung an die Behörde geht als XRechnung mit der Leitweg-ID aus der Bestellung über das Portal des Bundes.

Im B2B brauchen Sie keine Leitweg-ID. Verlangt Ihre Software im entsprechenden Feld trotzdem einen Eintrag, reicht laut Bundesfinanzministerium ein Platzhalter wie „-“.

Fragen Sie Ihre wichtigsten Kunden, welches Format und welche E-Mail-Adresse oder welchen Übertragungsweg sie erwarten. Das Format können Sie mit dem Kunden auch vertraglich vereinbaren.

Versionen: Was sich 2027 ändert

Beide Formate werden weiterentwickelt. Ihr Rechnungsprogramm muss mitziehen:

XRechnung: Version 3.0 gilt seit Februar 2024 und laut KoSIT mindestens bis zum 31. Juli 2027. Eine Vorversion von XRechnung 4.0 ist seit September 2026 veröffentlicht, die endgültige Fassung ist für das Frühjahr 2027 angekündigt.
ZUGFeRD: Aktuell ist Version 2.5.2 vom 4. August 2026. Als E-Rechnung zählt laut Bundesfinanzministerium jede Version ab 2.0.1 mit einem gültigen Profil.

Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, wann er XRechnung 4.0 unterstützt. Das betrifft vor allem Rechnungen an Behörden, die neue Versionen zu festen Terminen verlangen.

Beide Formate mit ERPNext

ERPNext, die Open-Source-Software, mit der wir bei openBlueprint arbeiten, erstellt E-Rechnungen über eine kostenlose Open-Source-Erweiterung. Sie erzeugt aus einer Ausgangsrechnung eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG und übernimmt eingehende E-Rechnungen als Eingangsrechnung. Versand über das Peppol-Netz und das UBL-Format deckt sie nicht ab.

Wie wir die E-Rechnung in ERPNext einrichten und mit der Buchhaltung verbinden, beschreibt unsere Seite zur E-Rechnung. Wer ab wann E-Rechnungen ausstellen muss, steht im Artikel zur E-Rechnungspflicht ab 2027.

Checkliste: Format festlegen

Kunden sortieren. Firmenkunden, Behörden und Privatkunden trennen. Nur die ersten beiden brauchen E-Rechnungen.
Standardformat wählen. Für Firmenkunden meist ZUGFeRD im Profil EN 16931, für Bundesbehörden XRechnung.
Profil prüfen. Erzeugt Ihre Software ZUGFeRD in MINIMUM oder BASIC-WL, ist das keine E-Rechnung.
Testrechnung validieren. Erstellen Sie je Format eine Testrechnung und lassen Sie sie mit einem Validator prüfen.
Leitweg-IDs sammeln. Für jede Behörde, die Sie beliefern, die Leitweg-ID des Auftraggebers hinterlegen.
Eingang einrichten. Ihr Rechnungseingang sollte beide Formate annehmen und die XML-Daten anzeigen.

Dieser Artikel gibt die Rechtslage und die Standards mit Stand 29. Oktober 2026 wieder. Er ersetzt keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?

Ja, wenn sie mindestens Version 2.0.1 hat und nicht im Profil MINIMUM oder BASIC-WL erstellt wurde. Das bestätigt das Bundesfinanzministerium ausdrücklich. Die beiden kleinen Profile enthalten nicht alle Pflichtangaben einer Rechnung.

Brauche ich für E-Rechnungen an Firmenkunden eine Leitweg-ID?

Nein. Die Leitweg-ID ist nur für Rechnungen an Behörden nötig. Im B2B-Bereich reicht laut Bundesfinanzministerium im entsprechenden Feld ein Platzhalter wie „-“, falls Ihre Software dort einen Eintrag verlangt. Manche Kunden geben dort eine eigene Kennung vor, etwa Ihre Lieferantennummer.

Ist Factur-X dasselbe wie ZUGFeRD?

Technisch ja. Das deutsche Forum elektronische Rechnung Deutschland und sein französisches Gegenstück haben ZUGFeRD und Factur-X als vollständig kompatible und technisch identische Formate abgestimmt. Eine ZUGFeRD-Rechnung können Sie deshalb in der Regel auch an Kunden in Frankreich schicken.

Muss ich als Empfänger beide Formate verarbeiten können?

Ein bestimmtes Format können Sie nur per Vereinbarung mit dem Lieferanten festlegen. Ohne Vereinbarung darf er jedes Format schicken, das der Norm EN 16931 entspricht, in der Praxis also XRechnung oder ZUGFeRD. Richten Sie Ihren Rechnungseingang deshalb auf beide ein.

Darf ich weiter EDI statt XRechnung oder ZUGFeRD nutzen?

Ja, wenn Sie das mit Ihrem Kunden vereinbaren und das Format die Rechnungsangaben richtig und vollständig auslesbar macht. Bis Ende 2027 dürfen bestehende EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers auch ohne diese Voraussetzung weiterlaufen. Klären Sie die Einzelheiten mit Ihrem Steuerbüro.