E-Rechnung 2027 Pflicht: Wer betroffen ist, was zu tun ist

Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht zur E-Rechnung für alle Unternehmen, deren Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag: Rechnungen an andere Unternehmen im Inland müssen dann als E-Rechnung rausgehen, also im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Für alle anderen gilt die Pflicht ein Jahr später, ab dem 1. Januar 2028. Empfangen können muss jedes Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025.

Dieser Artikel klärt, wer genau betroffen ist und was das Bundesfinanzministerium im Oktober 2026 zu Abschlagsrechnungen, Bauleistungen und Korrekturen ergänzt hat. Diese Punkte betreffen vor allem Betriebe aus Fertigung und Handwerk.

Wer ab 2027 betroffen ist

Entscheidend ist eine Zahl: Ihr Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026. Liegt er über 800.000 €, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Liegt er darunter oder genau bei 800.000 €, dürfen Sie 2027 noch Papierrechnungen schicken oder, wenn Ihr Kunde zustimmt, PDF-Rechnungen per E-Mail.

Ihre Situation	Ab wann Sie E-Rechnungen ausstellen müssen
Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €	1. Januar 2027
Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 €	1. Januar 2028
Kleinunternehmer	keine Pflicht zum Ausstellen
Rechnungen an Privatkunden	keine Pflicht
E-Rechnungen empfangen	Pflicht für alle Unternehmen seit 1. Januar 2025

Welcher Umsatz für die 800.000 € zählt

Das Gesetz verweist auf den Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 UStG. Das ist nicht nur der Umsatz mit Geschäftskunden, sondern grundsätzlich die Summe aller steuerbaren Umsätze, berechnet nach den Zahlungen, die tatsächlich eingegangen sind. Bestimmte steuerfreie Umsätze und der Verkauf von Anlagevermögen, etwa einer gebrauchten Maschine, bleiben außen vor.

Ein Beispiel: Ein Metallbaubetrieb nimmt 2026 insgesamt 950.000 € ein, davon 300.000 € von Privatkunden. Mit Geschäftskunden liegt er unter 800.000 €, entscheidend ist aber der Gesamtumsatz. Er muss deshalb ab Januar 2027 E-Rechnungen an seine Geschäftskunden schicken. Liegt Ihr Betrieb in der Nähe der Grenze, lassen Sie die Zahl vom Steuerbüro ermitteln, sobald die Buchhaltung für 2026 steht.

Was gilt, wenn Sie unter der Grenze liegen

Unternehmen mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz 2026 haben ein Jahr länger Zeit. Sie dürfen 2027 weiter Papierrechnungen ausstellen, PDF-Rechnungen nur mit Zustimmung des Empfängers. Auch ein bestehendes EDI-Verfahren, also ein direkter elektronischer Datenaustausch mit großen Kunden, darf bis Ende 2027 weiterlaufen, selbst wenn es die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht erfüllt.

Welche Ausnahmen es gibt

Auch für betroffene Unternehmen müssen nicht alle Rechnungen E-Rechnungen sein. Laut Bundesfinanzministerium gilt die Pflicht nicht für:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, etwa Barverkäufe am Tresen,
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten,
• Leistungen von Kleinunternehmern (sie müssen E-Rechnungen aber empfangen können),
• Rechnungen an Privatkunden und an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, zum Beispiel viele Vereine.

Arbeiten Sie für öffentliche Auftraggeber, gelten zusätzlich deren eigene Vorgaben zur elektronischen Rechnung, etwa die E-Rechnungsverordnung des Bundes. Im Zweifel ist die strengere Vorschrift maßgeblich.

Was das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 für Fertigung und Handwerk klärt

Mitte Oktober hat das Bundesfinanzministerium ein ergänzendes Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Es beantwortet mehrere Fragen, die gerade Betriebe mit Projekten, Montage und Abschlägen betreffen.

Abschlags- und Schlussrechnungen

Abschlagsrechnungen, die Sie vor Beginn Ihrer Pflicht stellen, müssen keine E-Rechnung sein, auch wenn die Leistung oder die Zahlung erst später erfolgt. Ein Abschlag für einen Stahlbau-Auftrag, den Sie im Dezember 2026 auf Papier oder mit Zustimmung des Kunden als PDF verschicken, bleibt also zulässig.

Für die Schlussrechnung als E-Rechnung gibt es eine Erleichterung bis zum 30. Juni 2030: Die bereits gezahlten Abschläge dürfen im strukturierten Teil als eine Summe abgezogen werden, die Einzelheiten stehen in einem Freitextfeld. Alternativ dürfen Sie die Abschläge in einem eingebetteten Anhang aufschlüsseln, auf den die E-Rechnung ausdrücklich verweist.

Rechnungen über Bauleistungen

Bauleistungen werden meist nach Leistungsverzeichnis abgerechnet. Das passt derzeit technisch nicht in den strukturierten Teil einer E-Rechnung. Das Ministerium beanstandet deshalb nicht, wenn dort nur die einzelnen Gewerke mit ihren Summen stehen und die detaillierte Aufschlüsselung nach Leistungsverzeichnis als lesbarer Anhang beiliegt. Zusätzlich darf das Leistungsverzeichnis als strukturierte Datei mitgeschickt werden, zum Beispiel im GAEB-Format.

Stundennachweise, Rabatte und Skonti

Die Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil muss so genau sein, dass sich Art, Umfang und Steuersatz der Leistung prüfen lassen. Aufstellungen, die darüber hinausgehen, etwa Stundenzettel aus der Montage, dürfen in einen eingebetteten Anhang. Bei vereinbarten Rabatten, Boni oder Skonti reicht ein allgemeiner Hinweis auf die schriftliche Vereinbarung, wenn Sie diese bei einer Prüfung schnell vorlegen können.

Rechnungskorrekturen

Sind Sie zur E-Rechnung verpflichtet, muss auch die Korrektur einer Rechnung als E-Rechnung kommen. Welche technische Form dafür genutzt wird, ist noch nicht abschließend festgelegt. Entscheidend ist, dass sich aus ursprünglicher Rechnung und Korrektur zusammen klar ergibt, was tatsächlich geliefert oder geleistet wurde.

Was passiert, wenn Sie 2027 noch eine PDF schicken

Stellen Sie trotz Pflicht eine Papier- oder PDF-Rechnung aus, ist das laut Bundesfinanzministerium keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG. Die Rechnung entspricht aber nicht der vorgeschriebenen Form. Welche Folgen eine falsche Rechnungsform für Sie und für den Vorsteuerabzug Ihrer Kunden hat, klären Sie am besten jetzt mit Ihrem Steuerbüro, nicht erst bei der ersten Reklamation.

Verletzt eine E-Rechnung eine technische Geschäftsregel, ohne dass ein Formatfehler vorliegt, ist sie umsatzsteuerlich grundsätzlich trotzdem eine E-Rechnung, solange alle Pflichtangaben richtig und vollständig sind. Sauber geprüfte Rechnungen ersparen Ihnen und Ihren Kunden aber Rückfragen.

Was Sie bis Januar tun sollten

1. Umsatz 2026 einschätzen. Rechnen Sie mit dem Steuerbüro hoch, ob Ihr Gesamtumsatz über 800.000 € liegt. Danach richtet sich, ob Ihre Frist der 1. Januar 2027 oder 2028 ist.
2. Rechnungsarten durchgehen. Neben normalen Rechnungen gehören Abschlags-, Schluss- und Korrekturrechnungen sowie Gutschriften dazu. Für jede Art sollte feststehen, wie sie als E-Rechnung aussieht.
3. Rechnungsprogramm testen. Erzeugen Sie eine Testrechnung als XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und lassen Sie sie prüfen. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht.
4. Anlagen klären. Legen Sie fest, wie Leistungsverzeichnis, Stundennachweise und Aufmaß als Anhang mitgehen.
5. Wichtige Kunden fragen. Klären Sie, an welche Adresse und in welchem Format Ihre größten Geschäftskunden E-Rechnungen erwarten.
6. Eingang organisieren. Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Damit niemand abtippen muss, sollte Ihre Software die Daten der eingehenden E-Rechnung übernehmen und ans Steuerbüro weitergeben.

Wenn Sie ohnehin über eine neue Warenwirtschaft oder Buchhaltung nachdenken, lässt sich die E-Rechnung dabei gleich lösen. Wie das mit ERPNext funktioniert, von der Erstellung aus dem Auftrag bis zur Übernahme eingehender Rechnungen, zeigt unsere Seite E-Rechnung mit ERPNext. Für Betriebe mit Werkstatt und Montage beschreibt die Seite ERP für das Handwerk, wie Aufträge, Abschläge und Nachkalkulation in einem System zusammenlaufen. Was eine ERPNext-Einführung umfasst, finden Sie auf der Übersichtsseite.

Stand dieses Artikels: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026. Er ersetzt keine Steuerberatung.